Einleitung

Das Thema «Debitorenverluste» befasst sich spätestens beim Rechnungsabschluss (meist per 31.12.JJJJ) mit Verlusten im Zusammenhang mit Debitoren (offene Kundenrechnungen aufgrund von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen).

Verluste im Zusammenhang mit Kundenrechnungen: In der Praxis kommt es häufig vor, dass Kunden ihre Rechnungen nicht begleichen (bezahlen). In der Buchhaltung des Gläubigers wird diese Wertverminderung des Debitorenvermögens wie eine Abschreibung (vgl. Thema «Abschreibungen») erfasst - Erinnerung: «Die Buchhaltung sollte stets ein möglichst guter Spiegel der Realität sein».

Schritte, die im Zusammenhang mit Debitoren(verlusten) auftreten können:

1. Versand Kundenrechnung

Dem Kunden wird eine Rechnung versandt, deren Zahlungskondition im Normalfall «zahlbar innert 30 Tagen» lautet und in der Buchhaltung wie folgt erfasst wird (vgl. Thema « Kreditverkehr: Ein- und Verkauf auf Rechnung»):

• Soll: Debitoren (FLL)
• Haben: Warenertrag

2. Mahnung (Zahlungserinnerung)

Begleicht der Kunde seine Rechnungsschuld nicht fristgerecht (vgl. Nr. 1), so empfiehlt es sich, den Kunden zu mahnen. Eine solche Zahlungserinnerung (juristisch «in Verzug setzen») ist freiwillig, aber üblich: Mit der Mahnung beginnt die Frist für den Verzugszins zu laufen. Wird nicht gemahnt, so beginnt der Verzugszins gemäss OR 102 Abs. 1 in Verbindung mit OR 104 Abs. 1 erst ab der Betreibung (vgl. nachfolgend) zu laufen. Eine Mahngebühr ist vom Kunden nur einforderbar, falls explizit darauf hingewiesen wurde, z.B. in der Kundenrechnung oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Eine Mahnung führt in der Buchhaltung zu keiner Buchung!

3. Betreibung

Bleibt das Mahnen (vgl. Nr. 2) erfolglos, so kann gegen den Kunden die Betreibung eingeleitet werden (Betreibung auf Pfändung oder Konkurs). Das Betreibungsbegehren erfolgt bei Betreibungs- und Konkursamt derjenigen Gemeinde, wo der Kunde seinen Geschäftssitz hat. Für eine Betreibung ist dem Betreibungsamt ein Kostenvorschuss für den Erlass, die Ausfertigung, die Eintragung und die Zustellung eines Zahlungbefehls an den Schuldner zu zahlen. Die Höhe des Kostenvorschusses ist abhängig vom Forderungsbetrag (je höher der Forderungsbetrag, desto höher die Betreibungskosten) und wird in der Buchhaltung des Gläubigers dem Debitor belastet, d.h. als Guthaben gegenüber dem Kunden wie folgt erfasst:

• Soll: Debitoren (FLL)
• Haben: Kasse, Post oder Bank

4. Resultat der Betreibung

Bleibt Nach Abschluss der Betreibung erhält der Gläubiger das Resultat der Betreibung. Dieses kann grundsätzlich positiv oder negativ ausfallen:

Positives Resultat: In diesem Fall erhält der Gläubiger in folgender Reihenfolge den Kostenvorschuss, die Verzugszinsen sowie eine Konkursdividende (zeigt in % ausgedrückt, wieviel vom ursrünglichen Forderungsbetrag einholbar war) zurück und wie folgt erfasst:

Kostenvorschuss und Konkursdividende

• Soll: Kasse, Post oder Bank
• Haben: Debitoren (FLL)

Verzugszins

• Soll: Debitoren (FLL)
• Haben: Zinsertrag

Negatives Resultat: In diesem Fall erhält der Gläubiger von seiner Forderung (Rechnungsbetrag, Kostenvorschuss, Verzugszins) nur einen Teil oder gar nichts. Dieser Verlust (Wertverminderung des Debitorenguthabens) wird durch einen Verlustschein des Betreibungsamtes belegt. Der Verlustschein ist das Ergebnis eines ganz oder teilweise erfolglosen Pfändungsvollzuges nach einer Betreibung oder einem Konkurs und verjährt erst nach 20 Jahren. Während dieser Zeit kann für die ursprüngliche Forderung erneut die Betreibung eingeleitet werden. Daher hat der Verlustschein theoretisch einen Wert. In der Praxis jedoch ist der Verlustschein der Beleg für die Abschreibung des Debitoren. Dabei steht an Stelle des Aufwandskontos «Abschreibungen» (vgl. Thema «Abschreibungen») das Aufwandskonto «Debitorenverluste»:

• Soll: Debitorenverluste
• Haben: Debitoren (FLL)

Unterscheidung: Endgültige (definitive) und mutmassliche Debitorenverluste

Wie beim einer Abschreibung wird bei Debitorenverlusten die Aufwandsdefinition gemäss Schritt 5 aus dem Menu «Erste Schritte» (Was ist Aufwand?) befolgt: Debitoren, die innerhalb des aktuellen Geschäftsjahres wertlos werden, gelten als Aufwand.

Endgültige (definitve) Debitorenverluste: Endgültige (definitve) Debitorenverluste werden wie unter dem obigen Punkt 4) beschrieben während der Rechnungsperiode wie folgt erfasst:

• Soll: Debitorenverluste (Ausnahme: «Ausserordentlicher Aufwand» bei völlig unerwartetem Verlust)
• Haben: Debitoren (FLL)

Mutmassliche Debitorenverluste: Es ist unrealistisch davon auszugehen, dass die Kunden alle ihre Schulden gemäss dem aktuellen Debitorenbestand bezahlen. Da die Buchhaltung ein «möglichst guter Spiegel der Realität» sein sollte, wird daher ein bestimmter Prozentsatz des Debitorenbestandes voraussichtlich abgeschrieben. Diese mutmasslichen Debitorenverluste werden am Jahresende in Prozent des aktuellen Debitorenbestandes gemäss dem Konto «Debitoren (FLL)» gebildet. Der Prozentsatz der mutmasslichen Debitorenverluste wird meist aufgrund von Erfahrungswerten geschätzt. Für Schulzwecke wird gewöhnlich ein Prozentsatz von 5% angenommen. Die so ermittelten mutmasslichen Debitorenverluste bilden den Schlussbestand im Konto «Delkredere». Das Konto «Delkredere» ist ein Wertberichtigungskonto (vgl. Thema «Abschreibungen») zum Konto «Debitoren (FLL)». Die dafür notwendige Korrektur des Kontos «Delkredere» (WB Debitoren) wird je nach Situation, wie folgt erfasst:

Zunahme des Delkrederebestandes

• Soll: Debitorenverluste
• Haben: Delkredere (WB Debitoren FLL)

Abnahme des Delkrederebestandes

• Soll: Delkredere (WB Debitoren FLL)
• Haben: Debitorenverluste

Tipp: Das Risiko von Debitorenverlusten verringern

Rund 5'000 Firmen gehen in der Schweiz jährlich Konkurs. Eine hohe Zahl von Unternehmen muss darüber hinaus wegen Liquiditätsmangel Insolvenz anmelden. Tatsächlich ist Liquiditätsmangel in der Schweizer Wirtschaft weit verbreitet und ansteckend: Unternehmen, deren Kunden die Rechnungen verspätet bezahlen, verzögern ihrerseits die Zahlungen an ihre Lieferanten. Denn Lieferantenkredite sind bekanntlich die günstigsten Kredite.

Aufgrund dieser Ausgangslage zahlt sich ein konsequentes Debitoren-Management sofort und unmittelbar aus - Beispiel: Wird ein Jahresumsatz von CHF 1 Million und ein Debitorenverlust in der Höhe von 1% angenommen, so resultiert eine jährliche Abschreibung der Debitoren von CHF 10'000.-. Um diesen Verlust zu kompensieren, muss bei einer Gewinnmarge von 10% ein zusätzlicher Umsatz von CHF 100'000.- generiert werden. Was ist besser: Den Umsatz massiv steigern oder in die Minimierung der Debitorenverluste investieren?

Folgende Massnahmen empfehlen sich, um Debitorenverluste zu minimieren:

1. Bar- oder Vorauszahlung verlangen
2. Handelsregisterauszug beschaffen: Wer ist der Kunde im Detail?
3. Bereibungsregisterauszug beschaffen: Wurde der Kunde bereits betrieben?
4. Internet: Wie ist der Kunde präsent?
5. «Buschtelefon» nutzen: Was erzählt sich die Branche über den Kunden?
6. Laufende Überwachung des Kunden anhand möglicher Erfahrungswerte aus der Finanzbuchhaltung
7. Bonitätsauskunft einholen: Professionelle Bonitätsanalyse des Kunden erstellen lassen

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